Yma yn y Ganolfan, rydym yn archwilio’r dystiolaeth ynghylch caffael cyhoeddus, a’n nod yw cyhoeddi rhai adroddiadau cryno yn gynnar yn 2019. Mae cydweithio ar gaffael – cyfuno galluoedd er mwyn crynhoi a chryfhau arbenigedd yn fewnol neu er mwyn cael mynediad at arbedion maint – yn thema sy’n dod i’r amlwg. Felly, fel rhan o’n proses ymchwil, rydym wedi bod yn adeiladu darlun o’r mathau o gaffael cydweithredol sy’n bodoli ar hyn o bryd yng Nghymru. Yma rydym yn rhannu ein canfyddiadau hyd yma.
Beth yw caffael?
Ar un lefel, ystyr caffael yn syml yw prynu nwyddau, gwasanaethau neu waith. Mae’n un o swyddogaethau craidd y dull presennol o reoli gwasanaethau cyhoeddus yn y Deyrnas Unedig: heddiw, mae sector cyhoeddus Cymru yn gwario tua thraean o’i gyllideb flynyddol drwy gaffael (c. £6 biliwn y flwyddyn). Mae llwyddiant ein gwasanaethau caffael yn effeithio ar lu o wasanaethau cyhoeddus: o arlwyo mewn ysgolion i waith cynnal a chadw ambiwlans; o brynu gliniaduron i adeiladu gorsafoedd tân; o wasanaethau cyffuriau ac alcohol i lawer o’r TG sy’n cefnogi ein GIG.
Y prif sefydliadau caffael cydweithredol yng Nghymru… ar hyn o bryd
Yn draddodiadol, bu dwy brif ffordd o gaffael ar y cyd – drwy sefydliadau prynu cyhoeddus a chonsortia pwrcasu. Mae sefydliadau prynu cyhoeddus yn cynnig pecynnau contract ffurfiol gyda busnesau penodol i’w haelodau, ac mae’r rheiny’n nodi telerau contractau i’r dyfodol, a elwir yn gytundebau fframwaith. Consortiwm pwrcasu yw sefydliadau annibynnol yn dod at ei gilydd, yn ffurfiol neu’n anffurfiol, i gyfuno eu gofynion a’u pŵer prynu.
Ar y cychwyn, roedd y trefniadau caffael cydweithredol hyn yn digwydd yn bennaf o fewn sectorau. Ar hyn o bryd, mae dau gonsortiwm pwrcasu sector-benodol mawr yng Nghymru: Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru (NWSSP) yn y sector iechyd a Chonsortiwm Pwrcasu Addysg Uwch Cymru (HEPCW). Dywedir bod y ddau yn gyffredinol yn lleihau costau caffael ac yn gwella cydymffurfiaeth â deddfwriaeth yr UE, ond mae anghytundeb ynghylch i ba raddau y maent yn llwyddo i sicrhau budd i gymunedau lleol a busnesau bach a chanolig (BBaChau).
Yn fwy diweddar, bu symudiad tuag at gaffael ar draws sectorau ar gyfer nwyddau a gwasanaethau cyffredin ac ailadroddus. Y dull gweithredu hwn o gaffael, sy’n seiliedig ar reoli categorïau, yw’r sylfaen ar gyfer prif gorff prynu cyhoeddus Cymru, y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol (NPS). Mae’n ddiddorol bod awdurdodau lleol sy’n gwario dros hanner cyfanswm y gwariant ar gaffael gan gyrff cyhoeddus, ac mae bron i dri-chwarter o’r gwariant drwy NPS wedi bod gan awdurdodau lleol. Ffurfiwyd yr NPS yn 2013, ac fe’i sefydlwyd yn rhannol o dan fenthyciad Buddsoddi i Arbed Llywodraeth Cymru, ond nid yw’r defnydd ohono a’r arbediadau ganddo wedi bodloni’r disgwyliadau, ac yn gynharach eleni, cyhoeddwyd y byddai’r NPS yn cau dros amser, fel rhan o ddull polisi cenedlaethol newydd. Darganfyddodd arolwg gan Swyddfa Archwilio Cymru bod y rhan fwyaf o gyrff cyhoeddus wedi defnyddio consortia pwrcasu eraill hefyd ers 2013, gyda tua hanner y rheiny yn awgrymu eu bod yn prynu drwy ffyrdd eraill yn gyson. Soniwyd am ystod eang o gonsortia pwrcasu a sefydliadau prynu cyhoeddus a phreifat, gyda chyfeiriad at brynu defnyddebau, cerbydau, esgidiau, gwaith adeiladu, ymgynghoriaeth, a bagiau gwastraff bwyd ymysg nwyddau a gwasanaethau eraill.
Rhai enghreifftiau o gydweithio creadigol
Ymhell oddi wrth y strwythurau ffurfiol ar raddfa fawr a amlinellir uchod, mae cyrff cyhoeddus yn canfod ffyrdd creadigol o ddod at ei gilydd i gaffael yn fwy effeithiol. Mae dulliau gweithredu’n amrywio cryn dipyn, a gallant fod yn ad hoc ac anffurfiol; mae’r enghreifftiau canlynol yn rhoi syniad o’r amrywiaeth hwn.
Mae rhai trefniadau caffael cydweithredol yn canolbwyntio ar feysydd penodol o angen cymdeithasol, fel prosiect Adopting Together, sy’n ceisio gwella caffael gwasanaethau mabwysiadu yng Nghymru, gyda ffocws ar y plant sy’n gorfod aros hwyaf i gael eu mabwysiadu. Dan arweiniad Dr Jane Lynch o Ysgol Fusnes Caerdydd, mae’r prosiect yn dwyn ynghyd elusennau a sefydliadau a ariennir gan y Llywodraeth o dan gynlluniau ffurfiol rheoli perthynas ar y cyd a chytundebau lefel gwasanaeth. Mae’r prosiect yn pwysleisio y gall manteision cymunedol fod yn rhan annatod o brosesau caffael sy’n rhoi gwell gwerth am arian yn y tymor hir. Yn ymdrin â phwnc tebyg ond gan ddefnyddio dull gwahanol iawn, mae Consortiwm Comisiynu Plant Cymru (4Cs yn Saesneg) yn gorff o aelodau gynhelir gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, ac mae’n cefnogi awdurdodau lleol i ddatblygu cynlluniau comisiynu strategol ar gyfer gwasanaethau i blant sy’n derbyn gofal. Mae hefyd yn rheoli fframweithiau o ddarparwyr ar gyfer maethu annibynnol a gofal preswyl ac adnodd ar-lein i gefnogi awdurdodau lleol i ganfod lleoliadau addas sydd ar gael i’r plant yn eu gofal.
Mae trefniadau yn bodoli hefyd i rannu gwybodaeth caffael ac arbenigedd ymhlith sefydliadau sector cyhoeddus, megis y cwmni ymgynghori ar gaffael Atebion Solutions, a grëwyd gan Gyngor Caerdydd yn 2016. Mae staff Atebion yn gyflogedig gan Gyngor Caerdydd, ac yn gweithio i’w cyflogwr eu hunain ac i gyrff cyhoeddus eraill, fel bod modd i’r cyngor gadw arbenigedd caffael a allai gael ei cholli fel arall. Yn ddiweddar mae Atebion wedi cychwyn ar drefniant cydweithredol ei hun gyda’r ymgynghoriaeth sector preifat Bloom, i ddarparu cytundeb fframwaith pedair blynedd ar gyfer TG a digidol.
Mae dull arall i’w weld ymhellach i’r gorllewin, lle mae cynghorau Sir Gaerfyrddin a Sir Benfro wedi sefydlu trefniant gwasanaeth caffael a rennir. Mae Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus (BGCau) hefyd yn dod i’r amlwg fel cyfryngau ar gyfer caffael ar y cyd yn y rhanbarth. Mae BGC Sir Gaerfyrddin er enghraifft yn cychwyn ar fenter i ailddychmygu’r system fwyd leol. Drwy ddwyn ynghyd campysau coleg a phrifysgol, y cyngor a phartneriaid eraill i grynhoi’r galw ar draws lleoliadau addysg a iechyd y darperir gwasanaeth arlwyo ar eu cyfer yn y sir, y gobaith yw ysgogi cyfleoedd i ddatblygu a chynnal cynhyrchu bwyd lleol o ansawdd uchel. Yr uchelgais yw y bydd caffael cydlynus yn well gwarant o ddigon o alw a chyflenwad ac felly’n cefnogi’r economi leol yn well, yn arbennig amaethyddiaeth a garddwriaeth, yn ogystal â chyfrannu at fynd i’r afael â thlodi bwyd, gwastraff a newid yn yr hinsawdd, a hybu iechyd a llesiant.
Adfyfyrio wrth fynd heibio: bu casglu gwybodaeth am arferion caffael yn ddigon anodd…
Ar adeg pan fo adnoddau cyhoeddus yn cael eu hymestyn ymhellach nag erioed, mae disgwyl i gyrff cyhoeddus gyflawni mwy a mwy o werth o bob ymarfer caffael. Bellach disgwylir i broses gaffael gydbwyso’r gost yn erbyn y cyfleoedd i ddarparu manteision cymunedol, cefnogi economïau lleol, gwobrwyo gwaith teg, masnach deg ac arferion moesegol yn y gadwyn gyflenwi, yn ogystal â lleihau’r effeithiau amgylcheddol ar gylch bywyd – yn y bôn cyflawni egwyddorion Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru).
Fodd bynnag, roedd creu hyd yn oed y ciplun cyfyngedig hwn o gaffael ar y cyd yng Nghymru ymhell o fod yn hawdd. Dengys yr enghreifftiau uchod fod dulliau addawol o gydweithio â chyflenwyr ac ar draws y sector cyhoeddus ar gael. Fodd bynnag, cymerodd amser i gael hyd i’r rhain – gan dynnu ar nifer cyfyngedig o adroddiadau allweddol, ac ar gysylltiadau ar draws gwasanaethau cyhoeddus ac academia (diolchwn yn arbennig i’n cydweithwyr yn Swyddfa Archwilio Cymru, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru, a Phrifysgol Caerdydd). I’n cydweithwyr yn y gwasanaethau cyhoeddus, sydd dan bwysau amser ac yn awyddus i wella’u harferion caffael ar frys, a symud ymlaen o ddehongliadau cul o gost a gwerth, byddai cofnod mwy cynhwysfawr o’r mathau o gaffael a defnyddio cyflenwyr allanol sydd ar waith yng Nghymru yn werthfawr.
Byddwn ni’n cyhoeddi adolygiadau tystiolaeth y Ganolfan ar gaffael strategol, cynaliadwy ac arloesol yn gynnar yn 2019. Ein nod yw y bydd yr adolygiadau a’r blogiau hyn ar gaffael cyhoeddus yn cyfrannu at y ddadl dinesig, ac yn llywio datblygiad y strategaeth caffael cenedlaethol yn y dyfodol. Cysylltwch â mi ar bob cyfrif os oes gennych unrhyw gwestiynau.
Llun gan rawpixel ar Unsplash