Dysgu gwersi gan Carillion – ystyriaethau ein trafodaeth banel

Mae llawer o bobl yn dal i’w chael yn anodd asesu beth achosodd tranc dramatig Carillion, a sut y gellid ei atal yn y dyfodol. Gyda hyn mewn golwg, ddydd Mercher 4 Gorffennaf cynhaliodd Canolfan Polisi Cyhoeddus Cymru banel arbenigol i drafod y gwersi sydd i’w dysgu yng Nghymru o gwymp Carillion ac ystyried dyfodol contractau allanol yng Nghymru. Ymunodd y canlynol â’r drafodaeth ysgogol: Milica Kitson, Prif Weithredwr Adeiladu Arbenigrwydd yng Nghymru; John Tizard, arbenigwr annibynnol ar gaffael cyhoeddus; Matthew Mortlock, Cyfarwyddwr Archwilio Perfformiad, Swyddfa Archwilio Cymru; a Chynghorydd Sir Fynwy Phil Murphy.

Cododd themâu allweddol yn ystod y drafodaeth rhwng aelodau’r panel a’r sesiwn holi ddilynol gyda rhanddeiliaid:

 

Ydyn ni’n adnabod ein partneriaid masnachol?

Amlygwyd nad oes un trosolwg sengl yn bodoli o’r contractau a’r contractwyr sy’n darparu gwasanaethau cyhoeddus (yng Nghymru a Lloegr), sy’n golygu ei bod yn anodd cydlynu ymateb os oes cyflenwr fel Carillion mewn perygl o fethu – neu ddeall a rheoli ein marchnadoedd gwasanaeth cyhoeddus o ddydd i ddydd. Cyflwynwyd ateb posibl gydag awgrym gan John Tizard o ‘Lyfr Domesday’ ar gyfer yr holl gontractau a chontractwyr.

Holodd hefyd a fyddai’n fwyaf effeithiol i’r ‘llyfr Domesday’ hwn fod ar gyfer y DU gyfan, o ystyried bod darparwyr yn gweithredu ar draws ffiniau cenedlaethol. Yn ddelfrydol, byddai Cymru’n cydweithio orau gyda’n marchnadoedd gwasanaeth cyhoeddus cyfagos er mwyn cynyddu gwelededd cwmnïau a’u contractau, ac felly reoli ein marchnadoedd ein hunain yn effeithiol. Byddai peidio â gwybod amlygiad cwmnïau i gontractau ar draws y DU a thramor yn arwain at ddealltwriaeth rannol ac anghyflawn o’r sector yn unig. Amlygwyd absenoldeb adnodd o’r fath fel ffactor sy’n cyfrannu at yr ymateb gwael i Carillion: flwyddyn cyn y cwymp, hyd yn oed pan oedd yn amlwg bod y cwmni’n mynd i drafferthion dybryd, doedd Swyddfa Cabinet y DU ddim yn gwybod faint o gontractau sector cyhoeddus oedd gan y cwmni.

 

Gwerth rheoli contractau

Roedd teimlad mai gyda rheoli contractau mae pethau’n mynd o chwith yn aml, ac oni bai bod hyn yn gwella mae’n bosib iawn nad Carillion fydd yr achos olaf o’i fath. Mynegwyd pryder bod capasiti caffael yng Nghymru dan straen – gydag effaith benodol ar reoli contractau.

Un awgrym pwysig oedd bod angen rheolwr contract penodol ar bob contract. Amlygwyd rhesymeg cyfuno arbenigedd caffael a rheoli contractau i greu un gwasanaeth cyffredin. Bydd gwersi o adolygiad mewnol cyfredol y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol, yn ogystal â chraffu’r NPS gan y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus, yn amlwg yn bwysig wrth feddwl sut i symud cyd-fentrau caffael yn eu blaen.

 

Meddwl yn strategol am wasanaethau

Her allweddol a godwyd oedd ar i arweinwyr gwasanaethau cyhoeddus fod yn ‘strategol’ am y penderfyniad i drefnu contractau allanol yn y lle cyntaf – ac adolygu hyn yn barhaus. Fe’i fframiwyd fel penderfyniad ‘gwneud neu brynu’ ac awgrymwyd y dylai’r rheini sy’n arwain swyddogaethau gwasanaeth ailystyried a yw gwasanaeth cyhoeddus yn cael ei gyflenwi’n well yn fewnol neu’n allanol; bob tro y daw yn bryd adnewyddu contract, dylen nhw eu hatgoffa eu hunain ‘paid â meddwl y dylen ni barhau i brynu gwasanaeth heb gwestiwn, dim ond am ein bod ni wedi’i brynu o’r blaen.’

 

Sicrhau gwerth cymdeithasol

Bu cyfranwyr yn ystyried hefyd sut i symud at ddyfodol gwell a mwy cynaliadwy, i’r gwasanaethau cyhoeddus a’r rheini sy’n eu cyflenwi. Un syniad oedd ehangu’r elfen gwerth cymdeithasol mewn contractau, uchelgais a adlewyrchir mewn llawer o gynlluniau Llywodraeth Cymru sy’n cynnwys ymrwymiadau i gyrchu mwy o werth cymdeithasol ac economaidd o wariant blynyddol Cymru ar nwyddau, gweithiau a gwasanaethau, sy’n £6 biliwn. Roedd rhanddeiliaid undebau llafur yn teimlo bod contractau caffael yn cynnig cyfle i wella amodau gwaith o fewn telerau ac amodau’r contract. Fodd bynnag, cafeat pwysig yn y mathau hyn o gymalau ac amodau yw’r angen i’w cydbwyso o fewn hyfywedd masnachol cyffredinol prosiect neu gontract.

 

Ewyllysiau byw

Teimlwyd bod angen clir i gael cynllun wrth gefn rhag ofn y bydd cwmnïau fel Carillion yn chwalu, er mwyn lleihau unrhyw aflonyddwch.  Un o’r opsiynau mwyaf blaenllaw a drafodwyd oedd pwysigrwydd cael strategaeth ymadael yn barod ar gyfer pob prosiect pe bai cwmni’n chwalu, i bob pwrpas ‘ewyllysiau byw’ ar gyfer trosglwyddo’n drefnus neu ddirwyn prosiectau i ben.

 

Rheoli’r farchnad yn well

Ymhlith yr awgrymiadau ar gyfer sicrhau gwell rheoli marchnad oedd eglurder o ran llif prosiectau, prosesau caffael safonol a chydweithio gyda phartneriaid masnachol. Canmolwyd Cynllun Buddsoddi Seilwaith Cymru’n fawr am roi blaenolwg i ddiwydiant o ran y gwaith sydd yn yr arfaeth. Mae rhai rhanddeiliaid busnes yn awyddus i weld newid yn y diwylliant caffael cyhoeddus gan symud o ddewis y pris isaf yn unig (oedd yn aml yn achos Carillion yn afrealistig yn y pen draw), ac ymwneud yn fwy â buddion cyffredinol prosiect – a gweithio mewn partneriaeth gyda chyflenwyr i’w gael yn iawn. Roedd cydnabyddiaeth serch hynny o’r her ynghlwm â sicrhau’r newid hwnnw yn ystod cyfnod parhaus o lymder.

 

Atebolrwydd

Cododd lawer o randdeiliaid bryderon bod achos Carillion wedi amlygu methiannau o ran atebolrwydd sydd angen ymdrin â nhw, ar draws y system gyfan. Er enghraifft roedd Milica Kitson yn teimlo’n gryf nad oedd ‘dim canlyniadau’ i gyrff cyhoeddus pan fyddai caffael neu reoli contract wedi’i wneud yn wael – a bod angen newid hyn ar fyrder. Awgrym arall oedd cynnwys darpariaethau chwythu’r chwiban mewn contractau sector cyhoeddus, er mwyn gallu nodi problemau difrifol yn gynnar. Mynegwyd pryder hefyd am dra-arglwyddiaeth y cwmnïau archwilio mawr, ac argymhellodd un cyfranogwr adolygiad gan yr Awdurdod Cystadleuaeth a Marchnadoedd.

 

Myfyrdodau

I fi, un casgliad a gododd o’r digwyddiad oedd nad yw caffael wedi’i gymryd yn ddigon difrifol yn y gorffennol – ac efallai y bu angen Carillion i ddangos hynny. Teimlwyd y dylai caffael fod yn fater strategol, yn cael ei oruchwylio ar frig cyrff gwasanaeth cyhoeddus. Mae er budd iddyn nhw wneud penderfyniadau caffael da, rheoli contractau’n effeithiol a chasglu data i fonitro, gwerthuso, dysgu a rhannu ymarfer da ar draws Cymru a’r DU yn ehangach.

Am y rhesymau hynny mae Canolfan Polisi Cyhoeddus Cymru yn edrych sut y gallwn ni ddarparu tystiolaeth ac arbenigedd i arweinwyr gwasanaeth cyhoeddus Cymru, i’w cynorthwyo’n well i ymateb i’r her o wneud y defnydd gorau o werth cymdeithasol, amgylcheddol ac economaidd caffael ar draws y sector cyhoeddus, er mwyn sicrhau’r canlyniadau gorau bosibl i bobl Cymru nawr ac yn y dyfodol.